Verfahrensdokumentation nach GoBD – was ist das eigentlich?
„ Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist Pflicht. Aber wie genau muss diese aussehen und was gehört hinein? Das Wichtigste für Sie zusammengefasst.„
Spätestens bei Ihrer nächsten Betriebsprüfung werden Sie sie vorlegen müssen – Ihre Verfahrensdokumentation. Denn mittlerweile besteht für jedes Unternehmen die Pflicht, eine solche Dokumentation aller buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle anzufertigen. Und zwar unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder der Komplexität Ihrer internen Prozesse. Und diese Pflicht sollten Sie ernstnehmen: Bei mangelnder Nachvollziehbarkeit drohen Ihnen nämlich empfindliche Schätzungen oder die Nichtanrechnung von Betriebsausgaben. Erkennt Ihr Betriebsprüfer dagegen anhand Ihrer Verfahrensdokumentation, dass Ihre Buchführung durchdacht, nachvollziehbar und gut dokumentiert ist, neigt er auch eher zu einer wohlwollenden Bewertung möglicher kleiner Fehler. Aber was beinhaltet sie nun genau, diese Verfahrensdokumentation?
Ziele der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist im Grunde eine Art Handbuch für den Betriebsprüfer. Anhand dieser soll er Ihre buchhaltungsrelevanten Prozesse nachvollziehen und sich darin sowie auch in Ihrer verwendeten Software zurechtfinden können. Darum muss sie nicht nur vollständig, sondern auch für einen sachkundigen Dritten verständlich sein.
Der Prüfer soll nachvollziehen können, ob Sie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) einhalten.
Es muss ersichtlich werden, wie buchhaltungsrelevante Daten in Ihrem Unternehmen aufgezeichnet, bearbeitet, aufbewahrt und entsorgt werden – vollständig und lückenlos.
Es muss nachvollziehbar sein, wie Sie Daten und Unterlagen vor Verlust oder Zugriff durch Dritte schützen und deren Unveränderbarkeit sicherstellen.
Die Verfahrensdokumentation muss es dem Betriebsprüfer ermöglichen, mit Ihren eingesetzten IT-Systemen zu arbeiten, um die Einhaltung der Grundsätze nachprüfen zu können.
Das gehört in Ihre Verfahrensdokumentation
Je nach Komplexität der Prozesse in Ihrem Unternehmen, der eingesetzten Hard- und Software und der Art und Menge Ihrer buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle kann die Verfahrensdokumentation in Art und Umfang also deutlich unterschiedlich aussehen. Welche Inhalte ganz konkret darin enthalten sein müssen, das wird auch in den GoBD nicht konkret definiert. Sie sollte aber in der Regel aus diesen vier Teilbereichen bestehen:
Allgemeine Beschreibung
Diese erläutert die generellen Abläufe im Unternehmen und dessen steuerrechtliches Umfeld und ist sehr individuell.
Anwenderdokumentation
Darin wird die Arbeit mit Ihren IT-Systemen beschrieben. Diese wird meist vom Hersteller mitgeliefert.
Technische Systemdokumentation
Eine Darstellung Ihrer Maßnahmen, um einen sicheren und regelkonformen Betrieb Ihrer IT-Systeme sicherzustellen.
Betriebsdokumentation
Diese enthält tiefergehende Ausführungen zu Ihren entsprechenden Prozessen rund um die buchhaltungsrelevanten Geschäftsvorfälle.
Wichtig ist: Ihre Verfahrensdokumentation muss stets aktuell sein und auch den aktuellen Programmversionen Ihrer eingesetzten Software entsprechen. Es ist also mehr als geboten, diese vor einer anstehenden Betriebsprüfung noch einmal auf Aktualität zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
So sieht die Verfahrensdokumentation aus
Auch die Form der Verfahrensdokumentation wird in den GoBD nicht abschließend vorgegeben. So kann sie zum Beispielin Papierform oder auch elektronisch vorliegen. Ihre formale Gestaltung ist jedem Buchführungspflichtigen freigestellt. Diese geringe formale Regelung der Verfahrendokumentation ist Segen und Fluch zugleich. Sie gibt Ihnen zwar weitgehende Freiheiten bei ihrer inhaltlichen und formalen Gestaltung, das macht es aber auch schwer, zu erkennen, ob Ihre Verfahrensdokumentation allen Anforderungen genügt. Es ist daher dringend zu empfehlen, deren Erstellung gemeinsam mit einem professionellen Dienstleister vorzunehmen. Wir von UWB Altmark unterstützen Sie gern dabei.
Die professionelle Erstellung können Sie sich fördern lassen
Die gute Nachricht: Es gibt Möglichkeiten, mit denen Sie sich die Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation durch erfahrene Profis fördern lassen können. Welche Förderprogramme Sie dafür nutzen können und welche Voraussetzungen dafürgegeben sein müssen, lesen Sie in einem früheren Blogbeitrag von UWB Altmark:
Dr. Rüdiger Buschek
Detaillierte Fragen zur Verfahrensdokumentation nach GoBD oder zu den damit verbundenen Fördermöglichkeiten beantworten wir Ihnen auch gern persönlich. Damit Ihre nächste Betriebsprüfung sauber über die Bühne geht.
Unser Tipp
Beratung fördern lassen
Unser Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, sich unsere Beratung zu einem erheblichen Teil fördern zu lassen. Welche Programme von Bund und Land Sie dafür in Anspruch nehmen können, erfahren Sie direkt bei uns. Gern nehmen wir Ihnen auch deren Beantragung ab.